¿Cómo hacer un Acta?

Aquí va a estar contenida la información de como hacer un Acta de un Club de Adulto Mayor, conforme a las disposiciones contenidas en sus propios Estatutos, originados de la Ley 19.418:

Antecedentes previos:

ARTICULO Nº20 Son atribuciones y deberes del Secretario:

A)    Llevar los libros de las actas del directorio y de la Asamblea General y el registro de los afiliados de esta Organización.

Este registro se llevará en un libro empastado y foliado, que contendrá el nombre, cédula nacional de identidad, profesión, domicilio y firma o impresión digital de cada uno de los afiliados a esta Organización, la fecha de su incorporación y el número correlativo que le corresponda.

Además, deberá dejarse un espacio libre para anotar la fecha de la cancelación de su calidad de afiliado a la Organización, en caso de producirse esta eventualidad.

B) Despachar las citaciones a Asamblea General y reuniones del Directorio.

C) Recibir y despachar la correspondencia.

D) Autorizar, con su firma y en calidad de Ministro de Fe; las actas de las reuniones del Directorio y de las Asambleas Generales y otorgar copias autorizadas de ellas cuando se le solicite.

E) Remitir al Secretario Municipal, cada seis meses, certificación de las nuevas incorporaciones o retiros del registro de asociados.

F) Procurar el debido acceso al registro de afiliados de todos y cada uno de los socios.

G) Entregar en el mes de marzo de cada año una copia actualizada y debidamente autorizada del registro de socios al Secretario Municipal.

H) Realizar las demás gestiones relacionadas con sus funciones que el Directorio o el Presidente le encomiende.

ARTICULO Nº40 De las deliberaciones y acuerdos que se produzcan en las Asambleas Generales se dejará constancia en un libro de actas, empastado y foliado, que llevará el Secretario de la Organización.

Cada acta deberá contener a lo menos:

A) Día, hora y lugar de la asamblea.

B) Nombre de quién la presidio y de los demás directores presentes.

C) Número de asistencia.

D) Materias tratadas.

E) Un extracto de las deliberaciones.

F) Acuerdos adoptados.

ARTICULO Nº41 El acta será firmada por el Presidente de la Organización, por el Secretario y por tres asambleístas designados para tal efecto en la misma Asamblea.

ARTICULO Nº42 El Directorio sesionará con la mayoría absoluta de sus miembros, y sus acuerdos se adoptaran con la mayoría absoluta de los Directores asistentes. En caso de empate decidirá el Presidente.

ARTICULO Nº43 De las deliberaciones y acuerdos del Directorio se dejará constancia en un libro de actas. Cada acta deberá contener las menciones mínimas señaladas en él articulo Nº37.

El Directorio que desee salvar su responsabilidad por algún acto o acuerdo, deberá exigir que se deje constancia de su opinión en el acta.

Si algún Director no pudiese o se negara a firmar el acta, se dejará constancia de este hecho en ella.

El articulado anterior corresponde a parte del Estatuto Tipo de la I. Municipalidad de Santiago, pero como todos los estatutos tipos de las distintas comunas de Chile se basan en la Ley 19.418, no deberían ser distintos entre ellos y está referido a las atribuciones y deberes del Secretario. De todas ellas nos vamos a centrar exclusivamente en las actas derivadas de una reunión de Directorio o de una Asamblea General.

Algo que no se dice, específicamente, en los estatutos tipos, es que toda reunión debería tener una especie carta de navegación que es la Tabla. Ella contendrá los puntos a tratar en la reunión.

Vamos a suponer que estamos en época de decidir qué tipo de proyecto vamos a presentar a SENAMA, hemos detectado que siempre estamos pidiendo cooperación por vasos desechables para tomar un té o bebidas, así que se va a proponer la compra de tazas y vasos, además de un calentador eléctrico y para ello necesitamos saber con cuánto dinero contamos por ingreso de cuotas sociales.

¿Cuál sería la proposición de la Tabla?

Tabla:

• Lectura del Acta anterior
• Qué tipo de proyecto vamos a presentar a SENAMA
• Cuenta de Tesorería
• Compra de tazas, vasos y un calentador eléctrico
• Varios

Recordemos lo que debe contener un acta:

Cada acta deberá contener a lo menos:

A) Día, hora y lugar de la asamblea.

B) Nombre de quién la presidio y de los demás directores presentes.

C) Número de asistencia. (Se saca del libro de asistencia)

D) Materias tratadas.

E) Un extracto de las deliberaciones.

F) Acuerdos adoptados.

A CONTINUACIÓN UN EJEMPLO DE ACTA:

ACTA DE SESIÓN DE ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE SOCIOS, DE FECHA MIERCOLES 05 DE MAYO DE 2010, DE NOMBRE DEL CLUB DE ADULTO MAYOR

En Santiago, a 05 días del mes de Mayo del año 2010, y siendo las 10:45 hrs., se reúne la Asamblea General  de socios de NOMBRE DEL CLUB DE ADULTO MAYOR, con la asistencia de 18 de sus socios(as), que firmaron el Libro de Asistencia de ese día. Preside la reunión  don NOMBRE DEL PRESIDENTE y como Secretaria, doña NOMBRE DE LA SECRETARIA, presentes además su Vicepresidente (si lo hubiera) don NOMBRE DEL VICEPRESIDENTE, su Tesorera, doña NOMBRE DE LA TESORERA y la(as) siguientes Directoras: NOMBRES DE LAS DIRECTORAS.

Tabla:

• Lectura del Acta anterior
• Qué tipo de proyecto vamos a presentar a SENAMA
• Cuenta de Tesorería
• Compra de tazas, vasos y un calentador eléctrico
• Varios

Lectura del Acta anterior: La señora Secretaria lee el acta anterior de fecha xx.xx.2010, la que se aprueba sin objeciones.

Proyecto SENAMA.

Lo que se tiene a la fecha:

1)       Se comunica que con fecha 04 de mayo de 2010, se solicitó a la I. Municipalidad de XXXXX, la petición del Certificado de Personería Jurídica y el Certificado de Directiva Vigente., los que se entregaran en cinco días más a contar de esa fecha.

2)       Tenemos fotocopia del RUT

3)       La inscripción en el Registro de Receptores de Fondos Públicos, la haremos en el portal www.registros19862.cl, cuando tengamos el Certificado de Directiva Vigente.

Hay dos proposiciones respecto del tipo de proyecto a presentar a SENAMA, uno corresponde a Código 4, Alfabetización Digital de Adultos Mayores y el otro a Código 8, Recreación y Turismo. Después de una breve discusión sobre el tipo a proyecto a presentar se votan las dos mociones, saliendo favorecida la correspondiente al Código 8 Recreación y Turismo por 13 votos a favor y 5 votos por el Código 4.

ACUERDO: Se acuerda participar en el proyecto SENAMA, en el Código 8, Recreación y Turismo, por un monto máximo de $ 1.000.000.-

Se solicita a los presentes firmar el Listado de los integrantes solicitado por SENAMA, en que se incluye Nombre, Rut, sexo, año de nacimiento y la firma de las personas que participarán del proyecto. (Nota: todos los presentes firman tal documento)

Se solicita que tres socios se hagan cargo de la formulación del proyecto. Se ofrecen para ello la señora Secretaria, la señora Tesorera y el socio nnnnnn nnnn

ACUERDO: Se hacen cargo de la formulación del proyecto SEMANA, Código 8, Recreación y Turismo, la señora Tesorera, la señora Secretaria y el socio nnnn nnn, quienes deberán presentar su proposición el último miércoles del presente mes.

Cuenta de Tesorería:

La señora Tesorera, reparte a todos los socios(as), impresión de la cuenta que traía preparada, diciendo que la hizo desde una aplicación que estaba en Internet, de un Blog que se llama AMMAoct2010.wordpress.com, explicó que por concepto de cuota sociales hasta abril, como todos Uds. pueden ver,  se ha reunido la suma de $ 72.000, que no se ha efectuado ningún tipo de gasto y que del año anterior existe un saldo por $ 15.000, lo que da un saldo disponible de $ 87.000.- (Toda la concurrencia aplaude a la señora Tesorera).

Compra de tazas, vasos y un calentador eléctrico.

Después de muy breve debate y teniendo presente la Cuenta de Tesorería, se toma el siguiente acuerdo:

ACUERDO: Se acuerda, por la unanimidad de los presentes efectuar la compra de 20 tazas, 20 vasos y un calentador eléctrico. De dicha compra se harán responsables la señora Tesorera y el señor Presidente.

Punto Varios:

La socia XXXXXX, felicita al señor Presidente, a la señora Secretaria y señora Tesorera, por lo impecable de la reunión. Debe ser porque teníamos una tabla para discutir y la cuenta de la Señora Tesorera fue muy clara. Siempre deberíamos hacerlo así. Hasta nos demoramos menos en llegar a los acuerdos.

Se levanta la sesión a la 12:30 hrs.

NOMBRE DEL SECRETARIO                                                   NOMBRE DEL PRESIDENTE

Secretario                                                                                      Presidente

Y FIRMA DE TRES SOCIOS(AS) MÁS.

Si Ud. desea solo el ejemplo de Acta, pulse en el siguiente link:

Ejemplo de Acta

Texto de la ley 19.418, sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias:

Texto Ley 19.418